Não é de hoje que o Google inova em tecnologia ou metodologia de trabalho. Mas um dos assuntos que tem ganhado força ultimamente é o método Google Design Sprint ou como a maioria prefere chamar Design Sprint. Criada pelo Google Ventures uma “startup” do Google que tem a iniciativa de desenvolver, testar e acelerar ideias que estão no estágio inicial.
O método é uma maneira ágil de conceituar e tangibilizar uma ideia, um produto, implementações e funcionalidades em um curto espaço de tempo. A ideia é diminuir em uma semana os meses de discussões intermináveis de um projeto tradicional. Ao final da semana, teremos um protótipo testado. O Design Sprint consegue que empresas construam e testem quase qualquer ideia em apenas cinco dias de trabalho.
A principal vantagem deste processo é que podemos descobrir se uma ideia é boa ou não em apenas quarenta horas. Parece inimaginável falar que podemos solucionar grande questões nesta quantidade de horas, então vamos entender como este processo funciona direto na fonte.
Antes de começar a semana é necessário planejar antes, precisamos convidar todas os pontos focais de cada departamento que será envolvido no projeto, é preciso reservar o local onde todos iram se unir por uma semana. Precisamos também determinar um facilitador. O facilitador é como se fosse o técnico de um time ou scrum master (para o pessoal que é de TI), ele será responsável por conduzir as reuniões durante toda semana, é exencial que ele conheça o processo (Design Sprint) e seja uma pessoa carismática, pois nos primeiros dias será necessário realizar algumas ferramentas de “quebra gelo” para que os convidados que mal se conhecem possam ter liberdade e abertura para expor suas ideias. Pode parecer bobagem, mas está é uma parte muito importante do projeto, pois se os envolvidos não estiverem comprometidos, confortáveis e com liberdade de expor suas ideias, o processo tende a falhar. Dando uma dica, cuidado ao convidar chefes para o processo, dependendo do chefe as pessoas sempre ficam receosas. Outra dica é planejar todo andamento de cada dia para que o grupo não se perca no tempo e nas ideias. Agora vamos entender como funciona o processo durante a semana de trabalho.
Segunda-feira - Descompactar (Unpack)
É o dia de expor as ideias, onde cada convidado precisa expor o que pode colaborar com o projeto. Precisamos convidar não apenas os interessados mais também os envolvidos, a expertise normalmente está espalhada em várias cabeças diferentes, o comercial, TI, marketing, e etc, cada responsável por sua área precisa colaborar com o projeto, programadores sabem de coisas que os designers não sabem, o comercial sabem de coisas que os product managers não sabem. Durante o dia a história do projeto é contada e os envolvidos precisam anotar os insights, desenvolver histórias de usuários, e o escopo para a semana. O ideal é que haja um quadro onde as histórias de usuários e os insights sejam colocados para que todos possam ter a visualização do problema.
O facilitador precisa ter certeza que todo mundo está começando alinhado, isto fundamental para o sucesso do programa. Os envolvidos precisam fazer as perguntas necessárias para ajudar as pessoas a se concentrarem e garantir que a compreensão esteja completa. Após o primeiro dia é necessário que tenhamos entendido o problema que pretendemos resolver.
Terça-feira - Esboçar (Sketch)
Começamos o segundo dia com todos as informações sabidas do problema e com toda a história relatada, a ideia do segundo dia é começar a esboçar as soluções. Então pegue um papel e caneta e comece a desenhar possíveis soluções para o problema. Não se acanhe, a ideia aqui não é gerar protótipos e sim esboçar pequenos insights, o importante é a solução aplicada. Existem algumas razões para que o processo indique a utilização de papel e não ferramentas tecnológicas. Como o foco neste momento são ideias, esboçar em papeis é rápido e se as coisas precisarem mudar, não é preciso gastar muito tempo para isso, outro inconveniente é que nem todo mundo precisa saber utilizar uma determinada ferramenta. Para resolução de problemas complexos ou em grande escala você pode optar por dividir o problema em partes menores, e assim se atentar apenas à um pedaço do problema. O objetivo do dia do esboço é obter o máximo possível de ideias, depois, o grupo opina e vota nas melhores ideias. Caso sua equipe seja muito grande e gere uma tonelada de ideias, você pode pegar uma hora no final do dia para reduzir rapidamente o número de ideias para um número mais gerenciável antes de irem para o terceiro dia.
Quarta-feira - Decidir (Decide)
Esse é o dia de escolher uma ideia entre as expostas no dia anterior. Afinal de contas, não temos tempo de prototipar todas as ideias. Procure constantemente refinar a lista e remover ideias que simplesmente não são viáveis no início do processo. Após decidir a ideia vencedora é hora de desenhar um storyboard que irá funcionar como um modelo para o protótipo. O storyboard deve definir as interações do usuário com o produto, deve ser criado um processo passo-a-passo que define o comportamento do protótipo, pode ser definido histórias de usuários para reforçar a especificação do projeto, é importante que o grupo possa imaginar todo o fluxo de utilização do produto pelo storyboard, isto irá facilitar na hora de criação do protótipo. Neste dia é importante selecionar os participantes que irão participar da pesquisa de sexta-feira, com isso os escolhidos já podem ir se preparado para o grande dia.
Quinta-feira - Protótipar (Prototype)
A quinta-feira é destinada a criação do protótipo que os usuários irão testar no último dia. A primeira pergunta que fazemos é, 8 horas para criação de um protótipo? Impossível. Quando estava lendo o livro Sprint do Jake Knap, fiquei com essa pergunta na cabeça, 8 horas é pouquíssimo tempo, não da tempo! No livro Jake relata que não é necessário criar um produto, a ideia é criar um protótipo interativo, seria basicamente uma simulação do produto final, os usuários iriam testar funcionalidades pré-definidas, como exemplo, se o seu produto fosse um aplicativo para enviar mensagens para amigos, o seu protótipo, não iria cadastrar amigos e enviar mensagens, o aplicativo apenas teria amigos pré cadastrados e mensagens pre-cadastradas para serem enviadas, o importante deste teste é a experiência do usuário na utilização de todo o fluxo do produto, e não em funcionalidades, performance e layout. O livro recomenda a utilização do Keynote (um tipo de Powerpoint) que contem templates disponíveis na biblioteca para criar protótipos interativos, mas pode-se utilizar qualquer ferramenta que atenda os requisitos para criação de protótipos interativos, o importante é escolher uma que a equipe domine o suficiente para prototipagem rápida.
Sexta-feira - Testar (Test)
Agora é hora da verdade, o protótipo será testado e a ideia será apresentada aos usuários e clientes envolvidos. Os colaboradores selecionados no terceiro dia, acompanharam os usuários nos testes, lembrando que não é um teste guiado os usuários deveram explorar o protótipo entendo suas limitações, os participantes devem fazer anotações e registrar pontos importantes, devendo resumi-los no final do dia, isto auxilia a equipe decidir o que precisa ser aprimorado. Durante o dia, o protótipo é analisado e os usuários e a equipe normalmente tem novos insights durante os teste. No final da semana o Design Sprint produz um modelo tangível, testado e já extensamente debatido, este é o ponto de partida para um desenvolvimento muito mais assertivo e informado.
Concluindo ...
Embora o Design Sprint seja uma metodologia iniciada, experimentada e testada pelo Google Ventures, flui como um novo conceito adaptável a metodologias Ágeis. O conceito exposto no livro Sprint citado neste artigo, prediz utilização do processo durante cinco dias de trabalho, estudos mais recente apontam que o processo possa ser feito em quatro ou três dias, tudo depende do tamanho do problema que pretende resolver e a disponibilidade da equipe, pois nem sempre conseguimos que especialistas das áreas possam ficar uma semana fora de seus afazeres semanais. Algumas adaptações deste processo, indicam que alguns profissionais apenas participem das fases de, descompactar, esboçar e decidir, deixando os restantes do trabalho para áreas mais técnicas. Pode haver algumas tentativas em sua organização antes do processo conseguir ser feito em cinco ou menos dias, caso não consigam, não há problema é uma metodologia nova que exige não só uma mudança de processos como mentalidade das equipes. Através da prática as sprints serão cada vez mais organizadas e entregues dentro do prazo. O objetivo principal do Design Sprint é agilizar um processo que atualmente leva meses e torná-lo enxuto e eficiente. É bom lembrar que este não é um substituto para todos os processos da empresa, mas sim usar um que permita que você crie e teste ideias incrivelmente rápido.
Resumindo, os 5 passos do Design Sprint são:
Segunda-feira: definir as metas, pontos importantes e aprender sobre potenciais clientes.
Terça-feira: esboçar ideias e insights na para encontrar uma solução.
Quarta-feira: decidir a ideia vencedora e criar um storyboard.
Quinta-feira: hora de colocar a mão na massa, prototipar.
Sexta-feira: testar o protótipo com os clientes e checar se a ideia teve sucesso.
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