Existem inúmeras ferramentas que auxiliam e aumentam a performance do trabalho. Hoje iremos entender na fonte como o Kanban tem sido um poderoso método para ajudar qualquer tipo de negócio, por ser tão versátil é simples, é atualmente é uma das ferramentas mais utilizadas no mercado de trabalho.
História
O modelo mais ágil para trabalhar na indústria automobilística era o Fordismo, este modelo funcionou muito bem quando a economia do EUA estava em alta, os carros eram fabricados em curtíssimo tempo e já estavam disponíveis nos pátios das vendedoras, porém com o tempo, os carros começaram a se acumular nos pátios, e a indústria começou a ter prejuízo, a crise econômica de 1929 forçou ainda mais que houve-se uma mudança neste modelo .Em 1960 a Toyota estava desenvolvendo várias metodologias e frameworks para otimizar os processos da indústria de automóveis. O método Kanban faz parte do Sistema Toyota de produção que deu origem a inúmeros outros frameworks, metodologias e filosofias de trabalho. O Kanban se originou com uma ideia complexa de se resolver a produção pelo cumprimento de tarefas, e não apenas pela movimentação do estoque.
Kanban
A palavra Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. O sistema recebeu esse nome pela Toyota, que na época estava criando vários tipos de sistemas ágeis, o kanban foi criado para ser um framework ágil e visual para controle de produção ou gestão de tarefas. Ser visual é construir uma área onde todas da equipe possam acompanhar o trabalho que deve ser feito, normalmente é construído um quadro separado com colunas que significa o processo e dentro das colunas temos o cartão que contempla as tarefas que deve ser executas. A parte é ágil é permitir que a equipe foque nas tarefas do quadro, e os supervisores possam acompanhar o progresso do trabalho de maneira, simples, rápida e visual.
Criando um quadro kanban
Para aderir ao método em sua organização, é necessário termos um quadro, as colunas de trabalho e os cartões, de preferência a cartões coloridos para auxiliar na visualização das tarefas.
Quadro – É área que iremos disponibilizar para criar nosso processo, pode ser uma parede, quadro, vidro ou sistema próprio. A ideia é termos um objeto acessível para que todos os participantes da equipe possam visualizar as tarefas do projeto.
Colunas – Após temos o espaço, precisamos agora criar nossas colunas ou processo de trabalho, um Kanban simples tem apenas três colunas, To Do (fazer), Do (fazendo) e Done (feito). É claro que essas colunas devem ser ajustadas para seu padrão de trabalho, normalmente o pessoal de software utiliza o quadro com as seguintes colunas, A Fazer, Fazendo, Teste, Validação e Pronto. Este foi apenas um exemplo, utilize as colunas para imitar seu processo de trabalho.
Cartões - Com a estrutura pronta, agora vamos criar nossos cartões. Os cartões devem conter o título da tarefa que deseja ser realizada. Exemplo, “Limpar a Cozinha”, “Consertar computador”, “Instalar programa” e etc. Alguns cartões podem ser mais personalizados, contendo o nome de quem irá fazer a tarefa a data de início o produto envolvido. Algumas organizações separam seus cartões por cores, isto é muito útil quando queremos indicar a prioridade da tarefa, diferenciação de produtos, serviços e pessoas responsáveis pela tarefa. O cartão é totalmente personalizado, podendo ser criado a medida da necessidade. Lembre-se que os cartões são para controle, então tarefas que necessitam de muitas especiações podem ser descritas em um documento e o cartão serve apenas como indicação.
Funcionamento
Agora que entendemos os artefatos deste método, iremos entender como funciona. Digamos que temos um quadro construído e dividido em três colunas, a fazer, fazendo e pronto. Agora precisamos criar todas as tarefas que pretendemos trabalhar, cada tarefa deve ter seu próprio cartão. Todas as tarefas ficarão na primeira coluna (a fazer) e quando for iniciado a semana/projeto/demanda cada participante da equipe pega a tarefa/cartão que está sobre sua responsabilidade e coloca na coluna (fazendo). Quando a tarefa for finalizada o colaborador pega o cartão e passa para a coluna de pronto. Utilizando este processo podemos controlar e focar nas tarefas que precisam ser feitas para alcançar o objetivo comum. Como disse anteriormente pode haver outras colunas no quadro e o cartão pode ser configurado com diversas informações. O processo é muito simples, e os ganhos são gigantescos para organização.
Vantagens
Produtividade – Com um quadro visível para a equipe, os funcionários não têm desculpa para ficarem ociosos, os cartões ajudam a focar no trabalho que precisa ser feito. Além de que a equipe tem acesso a todas as tarefas, podendo opinar e ter uma visão geral do que é preciso para finalizar o quadro.
Comunicação – Quando vamos selecionar as tarefas e distribuir no quadro, toda a equipe pode participar, isso ajuda a integrar as informações no projeto promovendo debates e discussões de como realizar as tarefas. É valido perceber que o quadro ajuda os participantes a perceberem as necessidades entre tarefas.
Comprometimento – Cada colaborador é responsável por um cartão, isto força o comprometimento com a tarefa, através de prazos em horas ou data final, o funcionário que atribui seu nome na tarefa está dizendo para toda a equipe que vai ser esforçar ao máximo para entregar dentro do prazo.
Controle – O quadro facilita o controle das atividades do projeto, visualizando o quadro pode-se perceber a quantidade de tarefas que precisão ser feitas para finalizar o projeto. Se cada cartão estiver estimado com tempo, é possível criar planos e cronogramas para saber o andamento e finalização do projeto. A medida que cada tarefa vai ficando pronta podemos também ir medido a produtividade.
Implementação
Agora que entendemos o conceito do Kanban e as vantagens, precisamos nos organizar para implementar esse novo método de trabalho.
Preparar a equipe – É necessário que alguém que domine o processo de trabalho treine a equipe para adaptação do novo método, isto pode ser feito por um profissional experiente na empresa ou por um consultor externo. O intuito é que todos os participantes compreendam os benefícios e vantagens.
Identificar o processo de trabalho – Precisamos mapear todo o processo de trabalho que é feito pela equipe, com isso podemos dividir o quadro kanban ajustando com as necessidades. Uma equipe de software que precisa desenvolver um produto, pode dividir o quadro da seguinte forma, a fazer, fazendo, testando, homologando e produção.
Defina prioridades - Utilizando os cartões é preciso definirmos o que será prioritário, pode ser por meio das cores ou uma sinalização no cartão. Definir prioridade nos cartões auxilia a equipe a focar no que realmente importa.
Mensure e melhore – No início a equipe pode ser resistente, sendo assim o Kanban deve ser avaliando continuamente, com o tempo a equipe irá aperfeiçoando a técnica até se tornar a melhor maneira para que o trabalho seja executado.
Como vimos está técnica pode ser empregada praticamente em qualquer organização, sua simplicidade de implementação e execução, pode parecer simplória e que não irá da certo, mas os ganhos que este método traz para as organizações em termo de agilidade e visibilidade do trabalho da equipe são fantásticas, atualmente praticamente todos os frameworks ágeis utilizam um quadro de kanban para orientar o trabalho. Pegando como o exemplo o scrum, quando o backlog da sprint é criado todas as tarefas são disponíveis no quadro como a fazer, durante a sprint o time de desenvolvimento trabalha as tarefas por todo o quadro até estarem disponíveis para validação dos clientes. Utilizando um framework ágil ou não, o quadro Kanban irá trazer bastante agilidade para sua organização.
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