RFI, RFP e RFQ: como contratar fornecedor de tecnologia sem errar a ordem

RFI, RFP e RFQ são três etapas da mesma negociação, e elas têm ordem. A RFI conhece o mercado antes de você especificar qualquer coisa. A RFP especifica o escopo e pede ao fornecedor que proponha como vai atender. A RFQ pede o preço, quando o escopo já está fechado e só falta o custo.

Do outro lado da mesa, o fornecedor responde com proposta técnica e proposta comercial.

O erro mais caro nesse processo não é escolher o fornecedor errado. É inverter a ordem.

Por que a ordem importa mais que os documentos

Quando alguém pede preço antes de definir escopo, duas coisas acontecem, e as duas são ruins.

O fornecedor chuta. Ele não tem como fazer diferente: sem escopo, qualquer número é palpite. E aí vem o problema real: aquele número vira âncora. Três meses depois, com o escopo definido e o custo verdadeiro na mesa, a conversa deixa de ser sobre o que o trabalho vale e passa a ser sobre por que o preço subiu.

Já vi isso terminar de duas formas. O fornecedor honra o chute e entrega menos do que deveria, porque não cabe. Ou ele não honra, e a relação começa com uma renegociação.

A sequência existe para evitar exatamente isso.

RFI: quem existe no mercado

A Request for Information é elaborada por quem contrata, com um objetivo exploratório: saber quem existe, o que cada um faz, e quem tem porte para aquilo que você precisa.

Ela vem bem antes de qualquer proposta formal. Serve para conhecer empresas que podem agregar ao negócio, e pode pedir informação bem variada: razão social, tempo de operação, faturamento, quantidade de colaboradores, portfólio, casos de clientes, certificações, documentação fiscal.

O que volta é uma apresentação formal da empresa. Pense nela assim, e não como proposta.

O que eu aprendi a não fazer numa RFI: especificar a solução. Se você já descreve como quer que seja feito, descarta abordagens que você não conhecia, que é justamente o que uma RFI deveria revelar. Diga qual é a necessidade e deixe o fornecedor mostrar como ele resolveria.

E vale um cuidado de tamanho. RFI longa demais reduz a taxa de resposta, e os fornecedores que você mais quer ouvir são os que têm menos tempo livre. Pergunte o que vai influenciar a decisão, e nada além.

RFP: como você faria

A Request for Proposal é onde o escopo aparece. Normalmente vai para quem já passou pela RFI e já está cadastrado, e é escrita pela área técnica que vai absorver o serviço.

Ela estabelece o que precisa ser entregue e os requisitos que o fornecedor precisa atender para participar. O que volta é a proposta de como o trabalho será feito.

Três coisas que eu passei a considerar obrigatórias numa RFP.

Separar requisito obrigatório de desejável, e ser honesto na separação. Requisito marcado como obrigatório sem ser elimina fornecedor bom. Requisito desejável tratado como obrigatório na avaliação torna o processo contestável.

Publicar o peso dos critérios de seleção. Isso melhora a qualidade do que volta, porque o fornecedor investe esforço no que importa em vez de escrever sobre tudo. Se capacidade técnica vale 40 e preço vale 20, diga.

Dizer o que já existe. Se há sistema, fornecedor ou processo em operação que a solução vai precisar conviver com, isso precisa estar na RFP. É a informação que mais falta, e a que mais gera proposta inviável.

E aqui também vale a regra de não especificar a solução em detalhe. Se você descrever exatamente como quer, vai receber de volta a sua própria ideia com preço em cima.

RFQ: quanto custa

A Request for Quotation é a solicitação de orçamento, e é a última etapa. Acontece depois de identificar os fornecedores potenciais e filtrar as propostas técnicas recebidas.

Nessa altura o escopo já está definido, então a RFQ é curta: ela não reabre discussão de escopo, ela pede valor para algo já especificado.

O ponto que eu considero não negociável aqui é a transparência da composição. Peça a abertura do valor: quantidade, valor unitário, impostos discriminados, taxas, despesas repassadas e variação cambial, se houver.

Preço fechado não dá para comparar. Duas propostas com o mesmo total podem ser coisas completamente diferentes, e a diferença só aparece na primeira fatura.

E defina a unidade. Hora, ponto de função, mês de alocação e entrega fechada produzem números que não se comparam entre si. Se você não definir, cada fornecedor cota na unidade que lhe favorece, e você fica sem base de comparação.

Do outro lado: proposta técnica e proposta comercial

Essas duas são a resposta do fornecedor, e é útil entender como elas funcionam mesmo quando você está do lado de quem contrata. Saber o que uma boa proposta contém é o que te permite avaliar as que chegam.

Proposta técnica

Escrita pela área ou pelo líder que vai conduzir o projeto se o cliente aceitar. Responde como o trabalho será feito: abordagem, arquitetura, tecnologia, equipe, gerenciamento, prazo.

É o documento que valida o valor apresentado na proposta comercial.

Do lado de quem avalia, eu procuro três coisas. Se a proposta reescreveu o problema com as palavras do fornecedor, porque proposta que repete o texto da RFP mostra que ninguém leu de verdade. Se a equipe está descrita com dedicação real, porque somar pessoas parciais como se fossem integrais entrega menos do que parece. E se ela responde às premissas uma por uma, com "de acordo" ou com ressalva declarada.

Essa última é a coisa mais inteligente que eu vi num modelo de proposta. Ressalva declarada na proposta é negociação. Ressalva descoberta depois da assinatura é conflito.

O que eu desconto: páginas de institucional. Faturamento, número de colaboradores e presença internacional cabem em uma página. Quem avalia proposta técnica quer saber quem vai sentar no projeto.

Proposta comercial

Apresenta o investimento: objetivos, requisitos, recursos e o orçamento. Ela pode conter os requisitos técnicos e dispensar a proposta técnica separada, e é o que a maioria das empresas faz em contratação menor ou em adição a contrato existente.

Em contratação grande vale separar, porque quem avalia técnica raramente é quem aprova o valor.

Duas seções que eu passei a exigir e que quase nunca vêm.

As premissas da valorização. Todo número foi calculado assumindo alguma coisa: volume, prazo, disponibilidade da equipe do cliente, escopo estável. Se as premissas não estão escritas, qualquer mudança vira discussão sobre se o valor era justo. Escritas, a conversa passa a ser sobre replanejar, que é o assunto correto.

O que não está incluso. Licença de terceiro, infraestrutura, viagem, treinamento, suporte após a garantia. Essa seção protege mais o fornecedor do que o cliente, e é ela que evita a conversa de fatura extra no terceiro mês.

Quando dá para encurtar o processo

Nem todo processo passa pelas três etapas, e insistir nisso em compra pequena é burocracia.

Fornecedor que você já conhece e já contratou dispensa a RFI. Compra de valor baixo pode juntar RFP e RFQ num documento só. Renovação de contrato existente às vezes é só uma proposta comercial.

O que não dá para encurtar é a definição de escopo antes do preço. Essa é a única parte da sequência que, quando invertida, cobra a conta depois.

Os modelos

Refiz os cinco documentos deste artigo e deixei disponíveis na Biblioteca, de graça e sem cadastro: RFI, RFP, RFQ, proposta técnica e proposta comercial.

Eles não são formulários vazios. Cada seção traz uma instrução do que escrever ali e um exemplo preenchido, porque modelo que só tem a estrutura obriga você a descobrir sozinho o que vai em cada campo.

Baixar os modelos na Biblioteca

E fica a pergunta que eu faria antes do seu próximo processo de contratação: você está pedindo preço para algo que já está especificado, ou ainda está descobrindo o que precisa?